Qué es
La autenticación es el trámite mediante el cual el notario da fe de que una firma fue puesta en su presencia por la persona que dice ser su autora, verificando previamente su identidad, o de que una copia coincide fielmente con su documento original. Es importante entender que la autenticación no implica que el notario avale el contenido del documento, sino que únicamente certifica la identidad del firmante o la fidelidad de la copia frente al original.
¿Quién lo necesita?
Cualquier persona que deba presentar un documento privado con validez reforzada ante una entidad, empresa, banco o autoridad que exija expresamente la autenticación de firmas o de copias como requisito del trámite.
Requisitos
- Documento original a autenticar, o copia, si se trata de una autenticación de copia frente a su original.
- Cédula de quien firma, para efectos de verificación de identidad ante el notario.
- Presencia física del firmante ante el notario, salvo en trámites virtuales habilitados con verificación biométrica.
Pasos
- Se presenta el documento y la cédula del firmante ante la notaría escogida.
- El notario verifica la identidad del firmante, comparándola con la información disponible en la base de datos de la Registraduría Nacional.
- El firmante estampa su firma en presencia del notario, o la ratifica si el documento ya estaba firmado previamente.
- El notario coloca su sello y la constancia de autenticación correspondiente sobre el documento.
Costos aproximados
Se liquida una tarifa notarial fija y baja según la tabla oficial en UVT, por cada firma o copia que se autentique.
Errores comunes que se deben evitar
Un error frecuente es presentar documentos incompletos o con tachones para autenticar, lo que puede generar el rechazo del notario. También es común no verificar previamente si la entidad receptora exige autenticación de firma, de copia, o ambas, generando trámites duplicados innecesarios.
Consejo práctico
Lleve siempre su cédula original, no una copia, al momento de autenticar un documento; muchas notarías exigen verificar el documento físico y no aceptan fotocopias, incluso si están certificadas, para efectos de comprobar la identidad del firmante.
Preguntas frecuentes
¿La autenticación revisa si el contenido del documento es legal?
No, el notario únicamente certifica la identidad de quien firma o la fidelidad de la copia, sin pronunciarse sobre el contenido ni la legalidad del negocio descrito en el documento.
¿Puedo autenticar un documento sin estar presente?
Existen modalidades virtuales con verificación biométrica en notarías habilitadas, pero la mayoría de los casos exige presencia física o videollamada certificada con firma electrónica previamente registrada.
¿Cuántas copias autenticadas puedo solicitar de un mismo documento?
No hay un límite legal; se pueden solicitar tantas copias autenticadas como se necesiten, pagando la tarifa correspondiente por cada una de ellas.
¿La autenticación de firma tiene el mismo efecto en todo el país?
Sí, una vez autenticado, el documento tiene plena validez en cualquier lugar de Colombia, sin importar en qué notaría se haya realizado la autenticación.