Formato de carta de autorización para reclamar documentos
Para que otra persona retire un documento o adelante un trámite en tu nombre. Llena los datos, descárgalo en Word o PDF y autentica tu firma en cualquier notaría.
Nombra el documento con su tipo, número, fecha y oficina. Una autorización genérica es la primera causa de rechazo.
Solo la del titular, ante notario y con cédula original. El autorizado no necesita ir.
La entidad suele pedir copia de la cédula del titular y la cédula original de quien reclama.
Carta de autorización o poder especial
Son documentos distintos y las entidades no los tratan igual. La diferencia está en qué puede hacer la otra persona con lo que recibe.
- Autoriza a reclamar, radicar o entregar
- No permite decidir ni disponer
- Firma autenticada del titular
- Típica en universidades, empresas, EPS, notarías
- Faculta para actuar y decidir en tu nombre
- Permite firmar, aceptar, retirar dinero, gestionar trámites
- Firma autenticada del poderdante
- Exigido por bancos, fondos de pensiones, tránsito
Si la gestión implica decidir algo, usa el formato de poder especial.
Ante la duda, pregunta a la entidad cuál acepta. Es una pregunta de treinta segundos que evita pagar dos veces la notaría.
Autenticar la firma y autenticar la copia no son lo mismo
En la notaría son dos actos distintos, con dos tarifas distintas, y se confunden a menudo.
Autenticar una firma es dar fe de que quien firmó es quien dice ser. El titular va a la notaría con su cédula y firma delante del notario. Es lo que necesita esta carta.
Autenticar una copia es dar fe de que la fotocopia coincide con el original. Para eso hay que llevar el documento original: sin él, la notaría no puede cotejar y no autentica.
La calculadora de arriba las separa, porque un mismo trámite suele necesitar las dos. En la guía de autenticación están los requisitos y los costos de cada acto.
Preguntas frecuentes
¿El autorizado tiene que ir a la notaría?
No. Se autentica únicamente la firma del titular, que es quien autoriza. El autorizado solo lleva su cédula original el día que va a hacer la gestión.
¿Por qué me rechazaron la carta?
Casi siempre por una de tres razones: la descripción del trámite era genérica, la entidad exigía poder especial en lugar de carta, o la autorización estaba vencida según el plazo que esa entidad maneja. Las tres se evitan preguntando antes.
¿Cuánto tiempo vale la autorización?
La que tú escribas en el campo de vigencia. Treinta días es lo habitual y lo que muchas entidades esperan encontrar. Un plazo abierto o demasiado largo levanta sospechas y a veces se rechaza.
¿Puedo autorizar a varias personas?
El formato está pensado para una. Si necesitas dos, lo limpio es hacer una carta por persona: así cada una lleva la suya y no depende de que la otra la devuelva.
¿Sirve para retirar dinero o cerrar una cuenta?
No. Los bancos exigen poder especial, y en muchos casos con formato propio de la entidad. Pregunta en tu sucursal antes de ir a la notaría.
¿Puedo cambiar el texto que genera el formato?
Sí. Descarga el documento en Word y edítalo antes de imprimirlo, o ajusta el campo de la gestión en el formulario y el documento se vuelve a armar.
Fuentes consultadas
Formato elaborado y revisado por el equipo editorial de NotariaFácil con base en la normativa citada. Es un documento de referencia informativo: no sustituye la asesoría de un abogado ni la revisión de la notaría. Si encuentras un dato desactualizado, escríbenos.