Qué es
Cuando una escritura pública se otorga y protocoliza, el documento original queda archivado en el protocolo de la notaría. Este trámite permite obtener una copia auténtica, certificado o constancia de esa escritura, con el mismo valor legal del original, para usarla en un trámite bancario, judicial, migratorio o de cualquier otra índole.
¿Quién lo necesita?
Cualquier persona que participó en la escritura, sus herederos, o un tercero autorizado que necesite el documento para un trámite que exija presentar la escritura original o una copia auténtica de ella.
Requisitos
- Datos de la escritura: número, fecha y notaría donde se otorgó.
- Identificación del solicitante.
- Acreditar interés legítimo, si no es parte directa de la escritura.
Pasos
- Se identifica la notaría y los datos de la escritura original.
- Se solicita la copia o certificado, de forma presencial o virtual.
- La notaría verifica el protocolo y expide el documento.
- Se recoge o se recibe la copia autenticada.
Costos aproximados
Tarifa fija por folio o página, según la tabla de tarifas notariales vigente; el costo total depende de la extensión de la escritura.
Errores comunes que se deben evitar
No conservar los datos de la escritura original (número y fecha) alarga considerablemente la búsqueda en el archivo notarial; conviene guardar siempre una copia digital de las escrituras importantes.
Consejo práctico
Al recibir una escritura importante (compraventa, hipoteca), solicite de una vez una o dos copias adicionales; le evitará regresar a la notaría meses o años después.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir copia de una escritura de otra notaría?
La copia debe solicitarse en la notaría donde se otorgó y protocolizó originalmente la escritura, ya que es allí donde reposa el protocolo.
¿Cuánto tarda la expedición?
Si la escritura es reciente y está bien identificada, suele expedirse el mismo día o en pocos días hábiles.
¿Qué diferencia hay entre copia simple y copia auténtica?
La copia auténtica tiene el mismo valor legal que el original protocolizado y lleva sello y firma del notario; la copia simple es solo informativa.
¿Puedo pedirla si no soy parte de la escritura?
Un tercero puede solicitarla acreditando un interés legítimo, por ejemplo como heredero o representante autorizado de alguna de las partes.